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Se les pide mucho a nuestros equipos de software de gestión de gastos de SaaS. Las pilas de SaaS están diseñadas para crecer continuamente para la mayoría de las organizaciones, lo que significa que no es difícil para las empresas perder de vista cuántas aplicaciones o soluciones aceptan.

Pero a medida que crezcan sus integraciones de SaaS, también lo harán sus gastos. Y es fácil dejarse llevar por cuánto está gastando y qué tan eficiente es su modelo SaaS. Aquí es donde una sólida guía de software de gestión de gastos de SaaS se vuelve invaluable.

A continuación, veremos todo lo que necesita saber sobre cómo tomar el control de su sistema de gestión de gastos SaaS , reducir el desperdicio y crear una red SaaS más eficiente.

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¿Qué es la gestión de gastos de SaaS?

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La forma en que una empresa rastrea, supervisa y toma el control de su estrategia SaaS es esencialmente la gestión de gastos de SaaS. Esto puede sonar simple, pero como con la mayoría de las cosas en SaaS, es un proceso complejo con varios aspectos.

Una sólida estructura de gestión de gastos de SaaS debería permitirle:

• Administre y controle los costos relacionados con sus gastos de SaaS.
• Ayude a centralizar y crear visibilidad en todas las herramientas SaaS.
• Obtenga información que refleje la eficacia con la que se utilizan las suscripciones de SaaS.
• Compare cifras y costos para identificar cualquier gasto innecesario.
• Renegocia tus contratos SaaS .
• Supervise el uso de SaaS para realizar los cambios y adaptaciones apropiados cuando sea necesario.
• Cree pronósticos para los costos de gasto de SaaS.

¿Por qué es tan importante la gestión de gastos de SaaS?

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La gestión de gastos de SaaS es importante porque la mayoría de las empresas necesitan expandir constantemente sus necesidades de SaaS. Si no está revisando permanentemente sus suscripciones, herramientas, actividad de los usuarios y otros aspectos clave de su estructura SaaS, no es difícil perder de vista los gastos innecesarios y las redundancias.

Estas son algunas razones clave por las que la gestión de gastos de SaaS es tan importante

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Decisiones de compra independientes.

Especialmente para las empresas medianas y grandes, la mayoría de los departamentos son responsables de sus propias necesidades y estructura de SaaS. Cuando tiene varios departamentos que trabajan de forma independiente, es difícil para todos los miembros de su equipo, especialmente los trabajadores remotos, obtener los máximos beneficios de su infraestructura SaaS.

Es posible que diferentes departamentos se suscriban a herramientas que no están disponibles para ellos, o que simplemente desconozcan las tecnologías existentes que podrían facilitar su vida laboral.

Centralizar sus suscripciones de SaaS a través de la gestión de gastos es una parte clave para maximizar su ROI en el gasto de SaaS.

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Superposición de funciones de la aplicación SaaS

Una vez más, sin una red SaaS centralizada coherente, es posible que esté gastando demasiado en herramientas si tiene una superposición significativa en la función de la aplicación. Si tiene tres sistemas ATS diferentes, por ejemplo, son tres contratos diferentes, estándares de cumplimiento, grupos de talentos y costos perennes que satisfacen la misma necesidad.

Cuando tiene una gran cantidad de equipos y empleados, es fácil encontrar cruces en las funciones de su aplicación SaaS, especialmente si algunas soluciones hacen varias cosas por usted. Un sólido sistema de gestión de gastos de SaaS lo ayudará a eliminar las redundancias y ahorrar costos innecesarios.

Licencias SaaS no utilizadas

Una cosa importante a tener en cuenta es cuántos usuarios activos tiene en sus soluciones. Si algunas de sus herramientas SaaS no se utilizan al ritmo que le gustaría o, peor aún, no se utilizan en absoluto, entonces es hora de limitar la cantidad de herramientas que utiliza o de educar/involucrar a los miembros del equipo para aprovechar al máximo sus recursos.

Una estrategia proactiva de gestión de gastos le permitirá identificar si es hora de cancelar un contrato o encontrar una forma de fomentar una participación más activa.

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Renovaciones y cancelaciones

Las renovaciones y cancelaciones de SaaS son una parte importante de cualquier estrategia de gestión de gastos. Uno de los desafíos de limpiar su pila y mantenerse al tanto de las renovaciones es el tiempo que consume un proceso. Las soluciones de adquisición de terceros, como Sastrify, pueden ayudarlo al notificarle automáticamente sobre las próximas renovaciones y renegociaciones de contratos para ayudarlo a maximizar su potencial de ahorro.

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Prácticas recomendadas de gestión de gastos de SaaS

Afortunadamente, hay varias formas de aprovechar al máximo su estrategia de gestión de gastos de SaaS. A continuación, veremos algunas de las mejores prácticas de SaaS más importantes para ayudar a simplificar el proceso de administración.

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Desarrollar una política de SaaS

Con varios departamentos, equipos y empleados diferentes que usan diferentes soluciones de SaaS, usted centraliza sus compras y gastos de SaaS al tener una política unificada. Una política de SaaS puede ayudarlo a determinar:

• Qué tipo de adquisición está involucrada en el proceso de compra de SaaS.
• Quién tiene autorización para comprar soluciones SaaS.
• Cómo se aprueban las compras de SaaS y qué tipo de procesos deben implementarse antes de que se pueda realizar una compra.
• Cómo realiza el seguimiento de las compras de los usuarios finales.
• Cuántas personas deberían usar una herramienta SaaS específica para que usted obtenga el mayor ROI.
• Cualquier tipo de límite de pago en herramientas SaaS o procesos de aprobación para compras/suscripciones más costosas.

Realice un inventario de SaaS

Cree una lista de proveedores de SaaS actuales y potenciales con información como:

• Nombre del vendedor.
• Información de contacto del proveedor.
• Herramienta SaaS.
• Tipo de licencia.
• Como tiene precio.
• Cualquier costo de SaaS.
• Usuarios activos de SaaS.
• Fecha en que entra en vigor.
• Cuando necesita ser renovado.
• Condiciones de cancelación y renovación.
• Integraciones.
• Enlace del acuerdo de nivel de servicio.

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Revisiones rutinarias de SaaS

Debe revisar y evaluar sus necesidades de SaaS y cualquier actualización de SaaS de forma regular. Sus necesidades de SaaS cambiarán rápidamente a medida que se agreguen más herramientas y la función de uso de las herramientas más antiguas se vuelva obsoleta o se pueda reemplazar por mejores tecnologías. Tómese un tiempo cada trimestre para revisar su pila de SaaS y tomar una decisión informada sobre cómo reducir el desperdicio y aprovechar al máximo sus suscripciones, o integrar una solución de adquisición de terceros, como Sastrify, que puede automatizar el proceso por usted. .

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Gestión de gastos SaaS a través de Sastrify

Sastrify analiza su uso de SaaS, limpia la pila y le envía automáticamente notificaciones de renovación automática para que pueda aumentar su potencial de ahorro. Además de eso, negociaremos sus contratos con los proveedores para que pueda dedicar más tiempo al trabajo importante que importa.

Con Sastrify, puede estar seguro de tener una estrategia de gestión de gastos de SaaS competente que lo mantenga al tanto de sus gastos, reduzca los costos y mantenga la eficiencia de sus herramientas de SaaS. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo Sastrify puede encargarse de todas sus necesidades de adquisición y administración de SaaS hoy.