Las empresas de tecnología se mueven rápido, llevan productos al mercado y apuntan a un crecimiento al estilo del palo de hockey. Independientemente de su tamaño, esas empresas en expansión necesitan la ecuación correcta para respaldar sus objetivos comerciales. La gestión de costos solía ser algo en lo que solo se pensaba cuando las cosas se complicaban. En los últimos años, el concepto se ha convertido más en una prioridad que en una ocurrencia tardía.

Each penny invested in operations, SaaS platforms included, should deliver a return towards the future. If your finance department or procurement team is still using manual spreadsheets for SaaS cost management, you've probably lost track of your subscription costs.

So, what are the right ways to approach SaaS cost management?

At Sastrify, we're helping fast-growing companies avoid common SaaS buying mistakes. Let's take a closer look at how easy it is to let your company's expenses spin out of control and what you can do to manage your spending on SaaS platforms.

Stop paying for Herramientas SaaSno está utilizando al intensificar su juego de administración de gastos de SaaS.

¿Qué es la gestión de gastos de SaaS?

The way that a company tracks, oversees, and takes control of its SaaS strategy is essentially SaaS spend management. This may sound simple, but like with most things in SaaS, it’s a complex process with various aspects.

A robust SaaS spend management structure should allow you to:

• Manage and control costs surrounding your SaaS spending.
• Help centralize and create visibility across all SaaS tools.
• Gain insights that reflect how effectively SaaS subscriptions are being utilized.
• Compare figures and costs to identify any wasteful spending.
• Renegotiate your SaaS contracts.
• Monitor SaaS usage to make appropriate changes and adaptations when necessary.
• Create forecasts for SaaS spending costs.

Why is SaaS spend management so important?

SaaS spend management is important because most businesses need to constantly expand their SaaS needs. If you aren’t perennially reviewing your subscriptions, tools, user activity, and other key aspects of your SaaS structure, it’s not hard to lose sight of wasteful spending and redundancies.

Here are some key reasons why SaaS spend management is so important

Independent buying decisions

Especially for mid-to-enterprise-sized companies, most departments are responsible for their own SaaS needs and structure. When you have various departments working independently of one-another, it’s difficult for all of your team members–especially remote workers–to gain the maximum benefits of your SaaS infrastructure.

Different departments may be taking on subscriptions for tools that are unavailable to them, or they simply might be unaware of existing technologies that could make their work lives easier.

Centralizing your SaaS subscriptions through spend management is a key part to maximizing your ROI on SaaS spending.

SaaS app function overlap

Again, without a coherent centralized SaaS network, you might be overspending on tools if you have significant overlap in application function. If you have three different ATS systems, for example, that’s three different contracts, compliance standards, talent pools, and perennial costs that all fill the same need.

When you have a large number of teams and employees, it’s easy to find crossover in your SaaS app functions, especially if some solutions do multiple things for you. A robust SaaS spend management system will help you weed out the redundancies and save on unnecessary costs.

Unused SaaS licenses

One important thing to look at is how many active users you have across your solutions. If some of your Herramientas SaaS aren’t being used at the rate you’d like them to be or, worse, at all, then it’s time either to limit the amount of tools you’re using or to educate/engage team members to get the most of your resources.

A proactive spend management strategy will allow you to identify whether it’s time to let go of a contract or find a way to encourage more active participation.

Renewals and cancellations

SaaS renewals and cancellations are an important part of any spend management strategy. One of the challenges with cleaning your stack and staying on top of renewals is how time consuming of a process it is. Third-party procurement solutions, like Sastrify, can help by automatically notifying you of any upcoming renewals and contract re-negotiations to help you maximize your savings potential.

How can high-growth companies reduce SaaS spend?

Since most SaaS platforms include monthly or yearly agreements, much of the costs associated with SaaS software come during the negotiation process. Along with this, there are several SaaS software costs that can be reduced that are related to utilization, users, and more.

SaaS spend management best practices

Luckily, there are a number of ways you can get the most of your SaaS spend management strategy. Below we’ll look at some of the most important SaaS best practices to help simplify the management process.

1. Develop a SaaS policy

With several different departments, teams, and employees using different SaaS solutions, you centralize your SaaS buying and spending by having a unified policy. An SaaS policy can help you determine:

• What kind of procurement is involved in the SaaS purchasing process.
• Who has authorization to purchase SaaS solutions.
• How SaaS purchases are approved and what kind of processes should be in place before a purchase can be made.
• How you are tracking end-user purchases.
• How many people should be using a specific SaaS tool in order for you to get the greatest ROI.
• Any kind of payment caps on SaaS tools or approval processes for more expensive purchases/subscriptions.

2. Take a SaaS inventory

Build a list of current and potential SaaS suppliers with information like:

• Name of vendor.
• Contact information of supplier.
• SaaS tool.
• Type of license.
• How it's priced.
• Any SaaS costs.
• Active SaaS users.
• Date it becomes effective.
• When it needs to be renewed.
• Terms of cancellation and renewal.
• Integrations.
• Service-level agreement link.

3. Routine SaaS reviews

You should be reviewing and assessing your SaaS needs and any SaaS updates on a regular basis. Your SaaS needs will rapidly change as more tools are added and the use-function of older tools become obsolete or can be replaced by better technologies.

Take some time each quarter to review your SaaS stack and come up with an informed decision on how to reduce waste and get the most out of your subscriptions, or integrate a third-party procurement solution, like Sastrify, that can automate the process for you.

5 key principles of SaaS spend management

SaaS puede parecer tan asequible que la mayoría de las empresas pasan por alto el establecimiento de medidas adecuadas de control de costos por adelantado. ¡Eso es un gran error! Los beneficios de la gestión de costes podríanasciende a millones de dolaresen ahorros. Por lo menos, seguir los siguientes 4 principios puede ayudar a cualquier empresa a controlar el gasto en SaaS:

1. Centralice su adquisición de SaaS
2. Supervisar el uso de la licencia
3. Archivar licencias no utilizadas
4. Reasignar usuarios al paquete o niveles de servicio apropiados
5. Leverage your buying power

1. Centralice su gestión de gastos de SaaS

In fast-growing companies, Adquisición de SaaS tends to take place within departments.

Ejemplo de gestión de gastos de SaaS

El equipo de ventas necesita un CRM, por lo que busca el mejor software para satisfacer sus necesidades y se registra. El equipo de desarrollo necesita un producto para rastrear errores y administrar proyectos, por lo que evalúa sus opciones y se registra. El equipo de marketing necesita una herramienta de marketing por correo electrónico, por lo que realiza investigaciones en diferentes plataformas y se registra.

Sin duda, los equipos que finalmente utilizarán productos de software específicos deben ser parte del proceso de toma de decisiones. Sin embargo, el proceso de toma de decisiones debe centralizarse para que la empresa pueda administrar los costos adecuadamente. Con una plataforma de gestión SaaS centralizada, su empresa podrá identificar y limitar la redundancia mientras se asegura de que también está maximizando los ahorros.

Gartner studies estimate that as much as 30–40% of technology spending results in hidden costs within the organization. That makes it impossible to accurately assess what any given company is procuring and actively using.

Por ejemplo, un empleado que se suscribe a una herramienta SaaS por menos de $10 al mes no activa ninguna alarma. Pero cuando multiplica esa instancia por 100 durante 2 años, los números comienzan a sumarse rápidamente. Elcosto de SaaSlas suscripciones y las licencias pueden acumularse y, finalmente, hundir su empresa hasta el fondo. Cuando todos esos contratos se gestionan de forma centralizada, su empresa puede disfrutar de un nivel de transparencia que ayuda a identificar oportunidades de ahorro.

De acuerdo con laIDC, el 70 % del gasto en tecnología de EE. UU. ahora proviene de los presupuestos de las unidades de negocios, y este número seguirá creciendo en los próximos años. Si no encuentran una manera de centralizar su adquisición de SaaS, las empresas se verán afectadas por sobrecostos presupuestarios y oportunidades perdidas. Eficazpresupuesto SaaSno es nada sin la gestión centralizada de saas.

There is another step beyond centralization that you can take to improve SaaS procurement, which is using a platform that automates the process. With Sastrify, you can automate the procurement process and keep costs under control by quickly collecting information, navigating the approvals process, and providing data visualization. See the graphic below for a comparison of decentralized procurement and centralized procurement. It generally shows the automated saas procurement through a software platform like Sastrify.

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2. Administre el gasto de SaaS monitoreando el uso de licencias de SaaS

Quizás lo máserror común de SaaSlo que hacen las empresas es pagar por licencias que no se utilizan. Por ejemplo, si está pagando 100 licencias con su proveedor de CRM pero su empresa solo tiene 70 miembros en su equipo de ventas, 30 licencias no se utilizarán. La fluctuación en la cantidad de miembros del equipo suele ser el problema, pero el monitoreo atento del uso de la licencia puede resolver ese problema.

El precio del software SaaS no administrado es mucho mayor de lo que se supone.de GartnerLa investigación revela que más del 30 % del costo creciente del "software y los servicios en la nube" no se utilizará en un mes determinado hasta 2022. Eso es mucho dinero invertido en tecnología que nadie está usando.

There are two common reasons why SaaS licenses go unused:

1. Rotación
   Los miembros del equipo van y vienen con el tiempo. En muchos casos, los nuevos miembros del equipo se agregan a las plataformas SaaS y adquieren licencias. Pero con demasiada frecuencia, los miembros del equipo que se van no son eliminados de esas mismas plataformas SaaS. Con el tiempo, puede parecer que su empresa está maximizando sus licencias para una plataforma. Sin embargo, muchas de esas licencias pertenecen a empleados que ya no trabajan con usted.

1. Growth assumption
   Las empresas de escalamiento a veces asumen que crecerán rápidamente, por lo que necesitarán más licencias en el futuro de las que necesitan en el presente. Usando el ejemplo anterior de CRM, una empresa sabe que solo necesita 25 licencias en este momento, pero espera escalar rápidamente su equipo de ventas a casi 100 miembros para fin de año. Ese es un objetivo inspirador y realista para las nuevas empresas que están ganando terreno. Sin embargo, la mayoría de las plataformas SaaS le permitirán actualizar a nuevos niveles de servicio y agregar licencias según sea necesario. No hay razón para comprar las licencias que pueda necesitar en el futuro hasta que realmente las necesite. Es solo dinero gastado que podría ahorrarse.

Clearly, your company should only pay for essential applications and the exact number of licenses needed for each. You must monitor usage closely and identify when SaaS subscriptions and licenses become superfluous to get rid of what's unnecessary.

Management tasks to reduce SaaS spend

Several activities have to be regular:

1. Deactivating unused accounts
2. Análisis de puntos críticos de inactividad
3. Personalización de flujos de trabajo
4. Seguimiento de consumos inesperados
5. y volver a cosechar licencias no utilizadas

3. Cancele o archive las licencias no utilizadas para administrar el gasto de SaaS

La siguiente parte es fácil: cuando descubra licencias sin usar, simplemente cancélelas o archívelas. Es solo otra razón por la que centralizar la gestión de las aplicaciones y suscripciones SaaS es tan esencial para la gestión del gasto. Sin una gestión centralizada, los administradores son reacios a cancelar o archivar licencias que sospechan que no se van a utilizar. Después de todo, ¿qué pasa si alguien en un departamento diferente todavía usa esa licencia?

La administración centralizada de licencias de SaaS significa que un solo equipo o grupo dentro de la empresa tiene acceso total a la información sobre el uso de SaaS: quién está usando las herramientas, cuánto cuesta esa actividad y si alguien con una licencia ya no la necesita.

Cuanto antes pueda centralizar la gestión de gastos de SaaS en su empresa, más fácil será cancelar o archivar las licencias no utilizadas.

4. Reasignar usuarios al paquete o niveles de servicio apropiados para una mejor gestión de gastos de SaaS

El uso de SaaS no siempre es tan simple como proporcionar licencias a los usuarios que las necesitan y archivar las licencias para los usuarios que no las necesitan. En algunos casos, un usuario necesita un nivel de servicio más bajo mientras que otro usuario requiere un nivel de servicio más alto. En muchos casos, garantizar que cada usuario tenga el nivel de servicio adecuado dentro de una aplicación SaaS puede generar ahorros significativos.

5. Revise las páginas de precios de SaaS para la gestión de gastos

Para tener una idea de los diferentes niveles de soporte de SaaS, consulte la página de precios de cualquier plataforma. un rápido vistazo aPágina de precios de Intercom reveals that users at higher levels can optimize performance, conduct A/B testing and implement conversational bots. Now, in many cases, companies using SaaS products, like Intercom, will have all of their licenses lumped into a single service level.

But, in other cases, your company can access savings by allocating some licenses to a lower service level for users who do not need high-level features. SaaS providers often allow you to mix plans based on those personal requirements and interests.

Sometimes, you simply need to commit to an annual plan to realize significant savings..

Si está utilizando aplicaciones SaaS en varios departamentos, las demandas ciertamente serán diferentes. Puede encontrar que sus equipos de producto y desarrollo necesitan un alto nivel de servicio y más funciones, mientras que sus equipos de ventas y soporte necesitan un bajo nivel de servicio y menos funciones. Si es un usuario de nivel empresarial, es posible que pueda negociar ahorros en un contrato para las diferentes necesidades de estos departamentos.

Diferentes usuarios pueden tener diferentes paquetes de suscripción según sus necesidades funcionales y técnicas.

Una mejor gestión de gastos de SaaS significa aprovechar su poder adquisitivo

The average company dreads the expiration of software subscriptions. Expiration means renegotiation, and, in many cases, it can mean higher prices over the term of the next contract.

But companies should look forward to contract negotiation when they are centralizing SaaS spend management. When SaaS subscriptions and licenses are properly monitored, contract management and negotiation is an opportunity for more savings or service.

Cuando sigue estos 4 pasos, está armado con toda la información necesaria para negociar con éxito términos atractivos con sus proveedores de SaaS. Los proveedores de SaaS están casi universalmente dispuestos a hacer concesiones si puede presentar un caso convincente de por qué necesita pagar menos dado cómo está utilizando el producto. Después de todo, se requiere menos tiempo y costo para que una plataforma SaaS retenga a un usuario que salir e incorporar uno nuevo.

Recuerde que hay poder en los números, que es solo otra razón por la cual la gestión centralizada de las plataformas SaaS es tan esencial. Al comprar licencias de usuario final al por mayor, su empresa puede recibir una tarifa reducida como cualquier otro proveedor. Mire el nivel de servicio empresarial de cualquier proveedor de SaaS y, a menudo, no verá un precio cotizado. En su lugar, verá un aviso para "contactar a ventas". Esto se debe a que los precios de nivel empresarial suelen ser tan buenos que el proveedor no quiere hacerlo público. Cuando tienes el poder en los números, incluso puedes renegociar mejores tiempos de renovación.

Are you researching enterprise-level pricing for certain SaaS providers? At Sastrify, we maintain a valuable database that allows us to provide you with pricing benchmarks based on the SaaS payments from thousands of subscriptions. You can also upload your SaaS invoices for analysis to figure out whether or not you are paying too much for your existing contracts.

Pagar menos por sus licencias SaaS

Cuando esté en el modo de adquisición SaaS buscando la herramienta adecuada al mejor precio, recuerde que hay 3 formas de ahorrar en software:

1. Más económico
   Comprar más barato tiene que ver con la negociación. Puede ahorrar en software simplemente obteniendo un mejor precio. Nuevamente, ayuda ser un usuario de nivel empresarial que disfruta del poder de los números. También puede comprar más barato cambiando de un plan mensual a uno anual o tratando con un revendedor en lugar de directamente con el proveedor.
2. Menos
   Comprar menos es el enfoque descrito en esta publicación: solo pague por las licencias que realmente está usando. Cuando tiene 85 empleados pero 100 licencias para una plataforma SaaS determinada, está tirando dinero por la ventana.
3. Mejor
   Comprar mejor se trata de optimizar su plan y nivel de servicio. Encuentre la configuración adecuada para cualquier plataforma SaaS que su empresa necesite y asegúrese de no pagar por funciones que su equipo no necesita.

En Sastrify, proporcionamos un software de gestión de gastos de SaaS que ayuda a su empresa a hacer las 3 cosas cuando corresponda: realizar un seguimiento de los gastos de SaaS, comprar más barato, comprar menos y comprar mejor.

SaaS spend management software is designed for monitoring subscriptions and usage

De acuerdo aGartner, la mayoría de las empresas de todo el mundo consideran que las soluciones SaaS son superiores a los sistemas locales. ¿Por qué? Porque son más fáciles de comprar y administrar. Las plataformas SaaS suelen ahorrar tiempo y dinero. Por ejemplo, imagine intentar crear su propio sistema que reproduzca lo que Salesforce puede hacer por un equipo de ventas. Hacerlo requeriría mano de obra y recursos financieros que superan con creces lo que cuesta pagar solo por Salesforce. Si bien puede haber algunos escenarios en los que es mejor construir que comprar, en la mayoría de los casos, es más simple y económicamente más sensato comprar soluciones SaaS que construir las suyas propias.

Pero las empresas de SaaS también necesitan ingresos, y no le impedirán gastar más de lo que su empresa necesita en una solución determinada. Es demasiado común que las nuevas empresas e incluso las empresas maduras paguen por más licencias y servicios de los que necesitan. Si su empresa no realiza un seguimiento cuidadoso del uso de una plataforma SaaS y sus servicios, la gestión de costos efectiva se vuelve casi imposible. Como se indicó anteriormente, la creación de una hoja de cálculo de Excel no es una forma adecuada de realizar un seguimiento de las licencias y la actividad.

So, what is the solution? Companies that need SaaS products are typically busy creating and selling their own products. A SaaS Spend Management tool is not a priority, even though it should be.

How can a SaaS procurement software help you with SaaS spend management?

There is a reason why so many companies continue to manage their SaaS spending in silos: Centralized SaaS management can be time-consuming because creating the all-around systems and processes can feel overwhelming.

That is where SaaS management platforms like Sastrify come in: we provide one system of record for all cloud-based software purchased across your company. This enables you to manage, measure, and optimize cloud investments with real-time insights into spend and usage.

Rather than digging through your business app-by-app, Sastrify automatically detects redundant programs and highlights them so you can take care of them, saving you a significant amount of time and money. 

You can access our extensive pricing benchmarks or upload your SaaS invoices for quick analysis to find out where you're overspending on software. 

Plus, we also handle the high-stakes negotiations for you to ensure you're signing the best contracts for your business.

How do I know when it's the right time to get SaaS buying assistance?

As a Adquisición de SaaS platform, we obviously advocate for companies getting help with their SaaS stack and negotiations (e.g. from us). But we also know that there are times when we aren’t needed, and we’re more than happy to be honest about those.

Types of SaaS tools you should buy on your own

There are a few buckets of SaaS tools where it’s simpler to buy on your own and not really necessary to get third-party negotiation help.

1. Tools you can use for free

Let’s divide this into two types of free:

• A SaaS tool you want to use where the free version meets your needs – Maybe there are product tiers and the free plan works because you have limited licenses and you don't need premium features
• A SaaS tool you can test for free (or cheap) before buying – If you just have to register for free or even pay a small fee before using, then you can test the tool out before thinking about premium (paid) features.

There are countless SaaS tools that offer a free tier or a free trial. Take advantage of the opportunity!

2. Low cost tools that you already understand well

If you have a good understanding of the features and technology of a specific SaaS tool, and it’s still relatively low cost, you should buy that on your own as well. The low cost makes it a low-risk purchase, so go right ahead and buy or negotiate by yourself.

3. Tools for a small group of users

This aligns with tools that are low cost, but if the group of users in the organization is small – i.e. it’s just for one person or a small team – then you probably don’t need expert help. A small number of users typically translates to a smaller bill, and the effort and time of a full expert negotiation is probably unnecessary.

Examples of SaaS tools that can typically be bought on your own

Can we ask procurement to jot a few down here? Sergio or Alex? I couldn’t really find any articles on this and I don’t want to generalize without knowing Sastrify’s advice

SaaS tools where you should seek expert advice

With tools outside of the categories above, it pays to turn to a procurement platform and advice from experts. For example:

• Higher cost – If a tool is going to cost your company a lot of money, expert advice (and help in the negotiations) can lead to big savings.
  
• More users – If you plan to deploy the tool to a significant number of users or even the entire organization, then the stakes are much higher.
• Increased complexity – If you need help understanding the features of a complex tool, or if the negotiation itself is complex and you need levers you can pull to get a better deal, expert help is key.

Examples:

There are a variety of larger or more complex tools when we highly recommend using a procurement platform like Sastrify.

One example is Microsoft, which has a variety of licenses such as E3, E5, and E7.

• E3 licensing is the most basic and provides access to Office 365, Windows 10 Enterprise, Enterprise Mobility + Security, and Microsoft 365 Business. It is designed for smaller organizations and businesses.
• E5 licensing is the more premium option and provides access to Office 365, Windows 10 Enterprise, Enterprise Mobility + Security, Microsoft 365 Business, and advanced analytics and security. It is designed for larger organizations that need more advanced features.
• E7 licensing is the most comprehensive and provides access to Office 365, Windows 10 Enterprise, Enterprise Mobility + Security, Microsoft 365 Business, advanced analytics and security, and voice and conferencing services. It is designed for large organizations that need the most comprehensive features.

Microsoft is widely used, complex, and generally a high cost item for companies, so getting expert help can lead to much better deal outcomes.

Other tools that require more expertise include:

• ERP/finance suite tools – e.g. SAP, Netsuite, Sage Intacct
• HRIS tools – e.g. Workday, BambooHR, Personio
• Niche tools – i.e. those specific to an industry

Working with a SaaS procurement solution like Sastrify can improve your SaaS buying and deals on both the tools you purchase on your own and the ones you hand to the experts.

Sastrify analyzes your SaaS usage, cleans stack, and automatically sends you auto-renewal notifications so you can increase your savings potential. On top of that, we’ll negotiate your contracts with vendors for you so you can spend more time on the important work that matters.

Content management platform Usercentrics has experienced this firsthand: